【ウラカタ予約】はじめてマニュアル🐣
【ウラカタ予約】はじめてマニュアル🐣
体験事業者様の予約業務を革新するDXパートナー『ウラカタ予約』を導入い ただきありがとうございます！
業務効率化をお手伝いし、新たに生まれた時間が施設様にとって、お客様にとって良い価値となることを心より願っております。
ここでは、ウラカタ予約を始められた方がよく気になることをまとめました。
はじめての方も、そうでない方にも「なるほど！💡」と思っていただけるかと存じますので、ぜひご活用ください！
ウラカタ予約は、弊社が提供する、アクティビティや体験事業者様向けのオンライン予約・管理システム（DXパートナー）です。
＜特徴＞
1、24時間自動で予約を受付
深夜や営業時間外でもWeb上で自動予約を受け付けられるため、予約の機会損失を防ぎ、売上アップにつなげられます。
2、業務の効率化（電話対応や台帳管理の削減）
予約受付やカレンダーの在庫管理、顧客へのメッセージ配信などを一元化（WEB台帳化）できます。これにより、煩雑な電話対応や手動でのスケジュール調整の手間が減り、本来のサービス（体験の提供）に集中できます。
3、「アソビュー！」とのリアルタイム連携
集客サイトである「アソビュー！」と予約・在庫を自動で連携できます。複数の経路からの予約をまとめて調整できるため、ダブルブッキングを防ぎつつ、手軽に集客の最大化を図れます。
4、事前決済による ノーショー（無断キャンセル）防止
事前決済機能を導入できるため、直前のキャンセルや無断欠席による損失リスクを低減し、収益を安定させることができます。
契約担当からメール締結のお知らせおよび、コース作成に関するご案内が届きましたら、
ウラカタ予約で販売するコースの準備を開始します。
コースを作成し、コースの公開、自社HPへの予約導線設置ができたら、ウラカタ予約の利用開始です。
メール内に記載されているログインURLは各アカウント毎に発行されている、各施設様専用のログインURLとなります。
検索しても見つからないものになりますので、必ず【お気に入り登録★】をお願いします！
予約申し込み、おめでとうございます！🎉
＜予約対応方法＞
【Step 1：ウラカタ予約の予約詳細ページを確認する】
予約詳細ページの探し方は複数ございます。
いずれか、探しやすい方法で該当予約をお探しください。
▼予約詳細を開く方法
・台帳カレンダーページ、台帳カレンダー下の「新着予約」
・ウラカタ予約 左上「フリーワード検索」でお客様の名前検索
・ウラカタ予約 画面上部「予約検索」で検索
※申込日 ／参加日／フリーワードを使用することをおすすめします
・予約台帳の該当参加日
【Step2：予約詳細ページの内容を確認する】
予約詳細ページの上部、
「予約者・支払情報」にはお客様情報と決済情報、
予約詳細ページの下部、
「予約1」には日時情報やコース名、予約のステータス、予約時取得項目で取得した情報の確認ができます。
＝＝＝＝＝＝
はじめに、予約のステータスを確認します。
「予約1」の上から5行目にある「ステータス」を確認します。
このステータスは、ウラカタ予約の予約管理をする上で、とても大事なものになります。
必ず正しいステータスで管理するようお願いいたします。
以下、ステータス別にご案内が分かれます。
表示されているステータスを選び、次へお進みください🏃♀️
「予約確定」となっている場合は、体験日まで特段対応いただくことはございません。
しかし、体験日当日の集合場所・時間について、持ち物についてなど、お客様とやりとりする必要がある場合は、
ウラカタ予約のメッセージ機能をご利用ください。
※メールや電話をご活用いただいても問題ございません
また、お客様からキャンセルや日程変更、人数変更のお問い合わせがあった場合は、
ウラカタ予約＞予約詳細ページ＞予約1「編集」にて変更をお願いいたします。
ステータスが「リクエスト」となっている場合、
そのご予約は「リクエスト予約」として申し込みされている状態です。
つまり、予約が確定していない状態となりますため、下記いずれかのご対応をお願いいたします。
ステータスを「予約確定」へ変更します。
ステータスを変更した際、システムからお客様へメールテンプレート「予約確定 リクエストへの返信時」の内容が自動でメール送信されます。
送信内容について確認したい場合は、下記手順にてご確認ください。
メールの文面を変更したい場合は、メールテンプレート編集方法をご参照ください。
参加日当日の持ち物や集合場所等、お客様へお知らせしたいことがある場合はウラカタ予約のメッセージ機能をご活用ください。
お客様からキャンセルや日程変更、人数変更のお問い合わせがあった場合は、
ウラカタ予約＞予約詳細ページ＞予約1「編集」にて変更をお願いいたします。
時間調整や日程調整、場所の調整をすることで予約受付ができる場合は、お客様とのやりとりをお願いいたします。
お客様とのやりとりは、ウラカタ予約のメッセージ機能、メールまたはお電話で可能となっております。
お客様とやり取りをし、受け入れ可能となった場合は、調整後の予約内容となるよう編集をし、ステータスを「予約確定」に変更します。
調整ができず予約受け入れが難しい場合は、ステータスを「キャンセル」にします。
毎日行う必要はありませんが、適宜ご対応いただきたいことをご案内します。
（1）予約枠の管理（受入カレンダー）
他サイトから予約が入った時、担当者様のスケジュールに変更があった時などに、
ウラカタ予約の「予約枠」で受け入れできる日・できない日、在庫調整が必要な日の変更をお願いします。
（2）請求書／支払い通知書の確認
ウラカタ予約は参加日をベースとして請求書／支払い通知書を発行しております。
毎月、参加月の翌月5日頃にウラカタ予約システム内にアップロードしておりますので、
ご確認をお願いいたします。